Absagen, ohne lange zu reden
Eine Absage braucht 2 Sätze: dass du den Termin nicht wahrnehmen kannst und ob du einen neuen willst. Unten stehen die Texte zum Vorlesen, für das Gespräch und für den Anrufbeantworter.
Phil Isenmann, Chief of Staff, utxo AG
Aktualisiert am 18. September 2026
Die meisten Absagen werden zu spät gemacht, und fast immer aus demselben Grund: Man weiß nicht, wie man anfängt, also schiebt man den Anruf auf, und irgendwann ist der Termin vorbei.
Dabei will die Gegenseite nur eine einzige Information: kommst du oder nicht. Alles andere ist Beiwerk.
Der Text zum Vorlesen
Standard, mit Vorlauf.
Guten Tag, hier ist [Vorname Nachname]. Ich habe bei Ihnen einen Termin am [Donnerstag um 14 Uhr] und muss ihn leider absagen. Einen neuen Termin hätte ich gern, am liebsten [nächste Woche vormittags].
Kurzfristig, am selben Tag.
Guten Tag, hier ist [Vorname Nachname]. Mein Termin heute [um 16 Uhr] fällt aus, es tut mir leid für die kurze Frist. Ich melde mich morgen wegen eines neuen Termins.
Ohne neuen Termin.
Guten Tag, hier ist [Vorname Nachname]. Ich sage meinen Termin am [Freitag um 10 Uhr] ab und brauche vorerst keinen neuen. Wenn sich das ändert, melde ich mich.
Der letzte Satz ist der wichtigste von allen. Ohne ihn hält dein Gegenüber den Platz frei und ruft dir hinterher.
Wann du anrufst
So früh, wie du es weißt. Nicht, wenn du eine gute Begründung gefunden hast.
Bei vielen Betrieben steht in den Unterlagen oder im Bestätigungsschreiben eine Frist, oft 24 oder 48 Stunden vorher. Ob dir bei einer späteren Absage etwas berechnet wird, steht in dem, was du unterschrieben oder bestätigt hast. Üblich ist, dass nichts passiert, solange du dich überhaupt meldest.
Der teure Fall ist nicht die kurzfristige Absage. Der teure Fall ist der leere Stuhl, zu dem niemand angerufen hat.
Was auf den Anrufbeantworter gehört
Beim Aufsprechen fehlt die Rückfrage. Also muss alles rein, was die Gegenseite braucht, um deinen Termin im Kalender zu finden:
- Dein Name, gleich im ersten Satz.
- Tag und Uhrzeit des Termins, den du absagst. „Mein Termin morgen” reicht nicht, wenn morgen 14 Termine anstehen.
- Ob du einen neuen willst. Wenn ja, mit einem konkreten Wunsch: [Dienstag um 9 Uhr].
- Deine Nummer, langsam gesprochen, am Ende noch einmal.
Guten Tag, hier ist [Vorname Nachname]. Ich muss meinen Termin am [Donnerstag um 14 Uhr] absagen. Einen neuen Termin hätte ich gern am [Dienstag um 9 Uhr], falls das bei Ihnen passt. Meine Nummer ist [0170 1234567], ich wiederhole: [0170 1234567].
Wenn du dir bei der Nummer unsicher bist, ob sie ankommt, hilft der Abschnitt unter Um einen Rückruf bitten.
Was du weglässt
- Die lange Begründung. „Ich kann nicht” genügt. Wer 3 Gründe nennt, klingt, als hätte er keinen.
- Die erfundene Ausrede. Sie hält selten bis zum nächsten Termin.
- Die halbe Absage. „Ich weiß noch nicht, ob ich es schaffe” ist keine Absage und keine Zusage. Damit kann niemand planen.
- Die Absage per Sprachnachricht an eine Handynummer, wenn du die Nummer nicht sicher zuordnen kannst.
Fällt der Termin aus, weil du krank bist, gilt gegenüber deinem Arbeitgeber etwas anderes als gegenüber einem Betrieb. Was du dort sagen musst, steht unter Sich telefonisch krankmelden.
Was am anderen Ende passiert
Die Betriebe, die du anrufst, sitzen meistens nicht am Telefon. Ein Zweimannbetrieb hat keine Anmeldung, und genau deshalb landen Absagen dort auf dem Anrufbeantworter, wo sie im schlechtesten Fall bis zum Abend liegen bleiben.
Läuft dort Anruf Guru, wird aus deiner Absage ein Ticket in Stichworten, das gelesen statt abgehört wird. Nennst du für einen Ersatztermin Tag und Uhrzeit, etwa [Dienstag um 9 Uhr], trägt Anruf Guru den Termin im Google Kalender ein. Fehlt eine der beiden Angaben, entsteht ein Ticket, und jemand ruft dich für den Termin zurück.
Das ist der praktische Grund, warum in den Mustertexten oben immer Tag und Uhrzeit stehen. Der Ablauf dahinter steht unter So funktioniert’s, die Tarife unter Preise.